Regulamin świadczenia usług Halo Angela

1. Definicje

Regulamin - niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Usługodawca lub MKM Labs - MKM LABS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, opisana w punkcie 2. Salon - przedsiębiorca (salon beauty, barbershop lub inny podmiot usługowy), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Usługi. Klientka Salonu - osoba kontaktująca się z Salonem przez kanały obsługiwane przez Usługę; określenia w rodzaju żeńskim stosujemy dla uproszczenia i dotyczą osób każdej płci.

Usługa lub Halo Angela - udostępniana w modelu SaaS platforma wirtualnej recepcjonistki opartej na sztucznej inteligencji, wraz z panelem Salonu. Angela - asystent AI obsługujący rozmowy i wiadomości w imieniu Salonu. Kanały - telefon, Instagram Direct oraz WhatsApp, w zakresie wynikającym z wybranego planu i z konfiguracji Salonu. Kanał tekstowy - obsługa wiadomości w Instagram Direct i na WhatsAppie, włączana dla Salonu odrębnie. Booksy - zewnętrzny system rezerwacji, z którym Usługa może być zintegrowana na zlecenie Salonu. Panel - webowy panel Salonu pod adresem wskazanym w zamówieniu. Abonament - okresowa opłata za dostęp do Usługi. Umowa powierzenia - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana wraz z umową o świadczenie Usługi. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

2. Usługodawca

Usługodawcą jest MKM LABS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinku, ul. Sójcza 14, 78-400 Szczecinek, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001237156, NIP 6731922869, REGON 544570561.

Kontakt: kontakt@haloangela.pl, telefon +48 666 607 545. Korespondencję pisemną kierujemy na adres siedziby.

3. Zakres usług

Usługa polega na udostępnieniu Salonowi asystenta AI, który w imieniu Salonu obsługuje kontakt od Klientek Salonu. Usługa obejmuje - w zakresie wynikającym z wybranego planu i z konfiguracji danego Salonu - obsługę rozmów telefonicznych na numerze przypisanym do Salonu oraz obsługę wiadomości przychodzących w Instagram Direct i na WhatsAppie: udzielanie informacji o usługach, cenniku i godzinach pracy Salonu, proponowanie terminów oraz - po wyraźnym potwierdzeniu przez Klientkę Salonu - przekazanie ustaleń dotyczących wizyty do systemu rezerwacyjnego Salonu albo do jego recepcji.

Automatyczna obsługa wiadomości w Instagram Direct i na WhatsAppie działa wtedy, gdy dla danego Salonu włączony jest Kanał tekstowy. Jeżeli Kanał tekstowy nie jest włączony albo Angela nie jest w stanie obsłużyć sprawy, wiadomość pozostaje w skrzynce Salonu i obsługuje ją personel Salonu. Zakres automatycznej obsługi zależy od konfiguracji Salonu i nie stanowi zobowiązania do udzielenia odpowiedzi automatycznej na wszystkie wiadomości przychodzące.

Warstwę telefoniczną (numery, połączenia PSTN, transport głosu) zapewnia operator telekomunikacyjny Telnyx. Kanały Instagram Direct i WhatsApp działają w oparciu o interfejsy Meta Platforms. Zakres integracji z systemem rezerwacyjnym Salonu, w tym z Booksy - od odczytu dostępnych terminów po operacje na kalendarzu - uzgadniamy z Salonem przed uruchomieniem i potwierdzamy w zamówieniu.

Na żądanie Klientki Salonu, a także w sytuacjach nietypowych, rozmowa lub konwersacja jest przekazywana człowiekowi po stronie Salonu. Usługa jest narzędziem wspierającym recepcję: nie zastępuje personelu Salonu, nie stanowi porady medycznej, prawnej ani finansowej i nie jest systemem rezerwacyjnym Salonu.

Zakres Kanałów i funkcji dostępnych dla Salonu wynika z wybranego planu oraz z ustaleń poczynionych przed uruchomieniem. Usługodawca może rozwijać Usługę i udostępniać nowe funkcje; funkcje oznaczone jako testowe lub planowane nie są objęte zobowiązaniem do ich udostępnienia.

4. Zawarcie umowy i abonament

Umowa zawierana jest wyłącznie z przedsiębiorcami. Do jej zawarcia dochodzi z chwilą potwierdzenia przez Usługodawcę zamówienia złożonego przez formularz na stronie, pocztą elektroniczną lub w innej uzgodnionej formie, wraz z akceptacją Regulaminu. Uruchomienie Usługi wymaga przekazania przez Salon danych i dostępów opisanych w punkcie 5.

Usługa udostępniana jest w planach abonamentowych: Angela Start, Angela Pro, Angela Max. Plany różnią się zakresem Kanałów i pakietem minut rozmów. Obowiązujące ceny netto, pakiety minut, stawki ponad pakiet oraz warianty rozliczenia są podane w cenniku i potwierdzane w zamówieniu. Do cen netto doliczamy podatek VAT według obowiązującej stawki.

Abonament jest płatny z góry za okres rozliczeniowy wskazany w zamówieniu, na podstawie faktury wystawianej i doręczanej elektronicznie. Opłaty za wykorzystanie ponad pakiet rozliczamy z dołu, po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W razie opóźnienia w płatności Usługodawca wzywa Salon do zapłaty i wyznacza dodatkowy termin nie krótszy niż 7 dni; po jego bezskutecznym upływie może zawiesić dostęp do Usługi do czasu uregulowania należności.

Regulamin nie jest kierowany do konsumentów. Jeżeli Salonem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a zawierana umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, stosuje się do niej przepisy o ochronie konsumentów w zakresie wskazanym w Kodeksie cywilnym i w ustawie o prawach konsumenta.

5. Obowiązki Salonu

Salon podaje prawdziwe dane rejestrowe i kontaktowe oraz aktualizuje je w razie zmiany. Salon zapewnia i utrzymuje własne konta w systemach zewnętrznych potrzebnych do działania Usługi, w szczególności konto w Booksy oraz konto Instagram Business lub WhatsApp Business połączone z aplikacją Halo Angela. Salon zabezpiecza dostępy do Panelu i nie udostępnia ich osobom nieuprawnionym.

Salon dostarcza i aktualizuje informacje, którymi posługuje się Angela: listę usług, ceny, czasy trwania zabiegów, godziny pracy i zasady obsługi. Salon nadzoruje działanie Usługi w zakresie, w jakim dotyczy ona jego Klientek, i niezwłocznie zgłasza zauważone nieprawidłowości.

W odniesieniu do danych osobowych Klientek Salonu administratorem jest Salon, ponieważ to on określa cele i sposoby ich przetwarzania. MKM Labs przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Salonu, jako podmiot przetwarzający, na zasadach określonych w Umowie powierzenia. Salon odpowiada za spełnienie wobec swoich Klientek obowiązków informacyjnych wynikających z RODO oraz za podstawę prawną przetwarzania.

Salon odpowiada za zgodność sposobu korzystania z Usługi z regulaminami platform, z których korzysta, w szczególności z warunkami Meta Platforms dla Instagrama i WhatsAppa oraz z regulaminem Booksy. Salon nie wykorzystuje Usługi do wysyłki informacji handlowych bez wymaganej zgody, do masowego kontaktu niezamówionego ani do treści bezprawnych, wprowadzających w błąd lub naruszających prawa osób trzecich.

6. Korzystanie z platform Meta (Instagram i WhatsApp)

W Kanałach Instagram Direct i WhatsApp Angela odpowiada wyłącznie na wiadomości zainicjowane przez Klientkę Salonu, i tylko wtedy, gdy Salon ma włączony Kanał tekstowy. Usługa nie służy do wysyłania wiadomości niezamówionych, kampanii masowych ani kontaktu do osób, które nie napisały do Salonu.

Klientka Salonu w każdej chwili może poprosić o rozmowę z człowiekiem - wystarczy napisać o tym wprost. Angela informuje wtedy o przekazaniu sprawy do recepcji i wstrzymuje automatyczne odpowiedzi w danej konwersacji. Analogicznie wiadomość z prośbą o zaprzestanie automatycznej obsługi wyłącza automatyczne odpowiedzi.

Salon i Usługodawca korzystają z platform Meta zgodnie z Meta Platform Terms, Developer Policies, warunkami Instagrama oraz WhatsApp Business Messaging Policy. Zakres i sposób działania Kanałów Meta może ulec zmianie, jeżeli Meta zmieni zasady lub dostępność swoich interfejsów; nie stanowi to niewykonania umowy przez Usługodawcę.

Dane otrzymane z platform Meta - treść wiadomości, identyfikatory kont Instagram i WhatsApp oraz metadane konwersacji - wykorzystujemy wyłącznie do obsługi zapytań i rezerwacji Salonu, który połączył swoje konto. Nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy stronom trzecim w celach komercyjnych i nie wykorzystujemy treści wiadomości do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Szczegóły, w tym okresy przechowywania i sposób zgłoszenia żądania usunięcia danych, opisuje polityka prywatności.

7. Odpowiedzialność i jej ograniczenia

Angela jest systemem opartym na sztucznej inteligencji. Mimo starannego przygotowania i testów może udzielić odpowiedzi niepełnej lub nietrafionej albo błędnie zrozumieć wypowiedź rozmówcy. Salon przyjmuje to do wiadomości i utrzymuje nadzór nad obsługą swoich Klientek, w szczególności nad kalendarzem rezerwacji.

Usługodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkodę rzeczywistą, do wysokości opłat abonamentowych zapłaconych przez Salon za trzy okresy rozliczeniowe poprzedzające zdarzenie wyrządzające szkodę. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, utratę spodziewanych przychodów, utratę renomy ani za szkody pośrednie.

Usługodawca nie odpowiada za działanie usług podmiotów trzecich, od których zależy Usługa, w szczególności operatorów telekomunikacyjnych, Meta Platforms, Booksy, dostawców modeli językowych i dostawców infrastruktury, ani za skutki siły wyższej, przerw w dostępie do internetu czy działań samego Salonu i osób, którymi się posługuje.

Powyższe ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie, szkody na osobie oraz przypadków, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

8. Dostępność Usługi

Dokładamy starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły. Nie gwarantujemy jednak nieprzerwanej dostępności, odebrania każdego połączenia ani obsłużenia każdej wiadomości, ponieważ zależy to również od dostawców zewnętrznych wymienionych w punkcie 7. Gwarantowane parametry dostępności obowiązują wyłącznie wtedy, gdy zostały odrębnie uzgodnione na piśmie.

Usługodawca może prowadzić prace techniczne, aktualizacje i konserwacje powodujące czasowe przerwy w działaniu Usługi. Planowane prace staramy się prowadzić poza godzinami pracy Salonu i zapowiadać je z wyprzedzeniem pocztą elektroniczną lub w Panelu. Przerwy awaryjne usuwamy niezwłocznie po ich wykryciu lub zgłoszeniu.

Do korzystania z Panelu wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką z obsługą JavaScript oraz czynny adres poczty elektronicznej.

9. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi składa się pocztą elektroniczną na adres kontakt@haloangela.pl albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać nazwę Salonu, opis nieprawidłowości, datę lub okres jej wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.

Reklamacje rozpatrujemy w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i w tym terminie przekazujemy odpowiedź na adres, z którego reklamacja wpłynęła. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga informacji uzupełniających, zwracamy się o nie do Salonu, a termin biegnie od dnia ich otrzymania.

10. Rozwiązanie umowy i usunięcie danych

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, chyba że zamówienie stanowi inaczej. Każda ze stron może ją wypowiedzieć ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego, składając oświadczenie pocztą elektroniczną na adres kontaktowy drugiej strony.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych powodów, w szczególności w razie istotnego naruszenia Regulaminu przez Salon, zaległości w płatnościach mimo wezwania, korzystania z Usługi niezgodnie z zasadami platform Meta lub Booksy albo korzystania z niej w sposób bezprawny. W przypadku rażącego naruszenia, a także gdy wymaga tego bezpieczeństwo Usługi lub żądanie dostawcy platformy, wypowiedzenie może nastąpić ze skutkiem natychmiastowym.

Po zakończeniu umowy wyłączamy dostęp do Panelu i Kanałów, a dane powierzone przez Salon usuwamy lub zwracamy zgodnie z Umową powierzenia, nie później niż w ciągu 30 dni od zakończenia umowy. Dłużej przechowujemy wyłącznie dane, których przechowywania wymagają przepisy prawa, w szczególności dokumenty księgowe, oraz dane niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń.

Klientka Salonu może niezależnie zażądać usunięcia danych otrzymanych przez Instagram lub WhatsApp; tryb i terminy opisuje polityka prywatności.

11. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów prawa, zmiana zasad platform, od których zależy Usługa, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia Usługi albo względy bezpieczeństwa. O zmianie informujemy pocztą elektroniczną lub w Panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie.

Jeżeli Salon nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Do rozliczeń i zdarzeń sprzed wejścia zmiany w życie stosuje się dotychczasowe brzmienie Regulaminu.

12. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

Do umowy i Regulaminu stosuje się prawo polskie. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy; postanowienie to nie dotyczy przypadków, w których przepisy bezwzględnie obowiązujące przewidują inną właściwość.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc. Salon nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy na osobę trzecią bez pisemnej zgody Usługodawcy. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje polityka prywatności.

13. Kontakt

MKM LABS sp. z o.o., ul. Sójcza 14, 78-400 Szczecinek, KRS 0001237156, NIP 6731922869, REGON 544570561. E-mail: kontakt@haloangela.pl, telefon +48 666 607 545.

Regulamin obowiązuje od 24 września 2026.